Ristournes, remises de Fin d’Année ou GRFA

Voici un exemple de logiciel spécifique réalisé pour compléter des manques fonctionnels des logiciels standard de gestion.

Le logiciel de gestion des ristournes ou remises de fin d’année, ou GRFA, s’adresse aux acteurs de la distribution disposant d’une centrale d’achats négociant les conditions contractuelles avec un ensemble de fournisseurs au bénéfice d’un réseau de revendeurs affiliés (adhérents, clients ou franchisés).  Il permet de définir tous les types de remises consenties par les fournisseurs à la centrale d’achats, qu’elles soient « avant » (remises au moment de la commande) ou « arrière » (ristournes de fin d’année selon le volume d’affaires constaté sur l’année), dans l’objectif de permettre :

  • D’éditer les conditions contractuelles tant pour chaque fournisseur que sous la forme d’un « book », regroupant tous les fournisseurs, à destination du réseau d’affiliés. À noter que GRFA permet de traiter des contrats généraux comme des contrats MDD (Marque Du Distributeur), en licence ou en fabrication.
  • De calculer les ristournes à collecter auprès des fournisseurs et de générer les courriers d’appels de ces rémunérations auprès des fournisseurs.
  • De calculer les ristournes ou remises à reverser au réseau d’affiliés et d’en informer les entités concernées.

Le programme est par ailleurs connecté aux systèmes d’information de l’entreprise, en vue notamment d’alimenter les fournisseurs et adhérents de GRFA ainsi que de récupérer les CA constatés et permettre d’autoriser un arbitrage par rapport aux déclarations de CA demandées chaque année à chaque fournisseur au travers d’un module déclaratif transmis automatiquement par GRFA.

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Un processus de détermination des acomptes est inclus dans GRFA, basé sur les rémunérations de l’année précédente avec un taux de prise en compte selon une catégorisation des lignes contractuelles. Le versement des acomptes est pris en compte lors des traitements d’appels des ristournes ou remises auprès des fournisseurs.

AES_Site_21GRFA permet d’harmoniser les pratiques entre les différents acheteurs de la centrale, d’homogénéiser les contrats en évitant une trop grande diversité et une trop grande complexité rendant ensuite difficiles les contrôles à effectuer sur les calculs de rémunérations et sur celui de leur reversement. Il garantit ainsi la juste détermination des rémunérations dues par les fournisseurs et fiabilise celle de la marge de l’entreprise ainsi que son reversement aux adhérents.

Ce programme est utilisé depuis 2009 chez GAMM VERT dans un environnement comptant plus de 500 fournisseurs et près de 1.000 adhérents.

A noter que le terme GRFA se décline selon les sociétés en NRI (Net Revenue Interest), BFA (Bonification de Fin d'Année), PQFA (Prime Quantitative de Fin d'Année),  ...

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